I 3 errori più comuni nella scelta dell’agenzia di eventi

Scegliere un’agenzia che organizzi il proprio evento aziendale è spesso una delle ultime cose che si fa. E questo, inevitabilmente, aumenta il rischio di commettere alcuni errori che, in altre circostanze, un buon imprenditore non si sognerebbe mai di compiere. Con delle conseguenze spesso imprevedibili.

1. Scegliere il prezzo più basso.

Questa è, almeno in apparenza, piuttosto scontata: qualsiasi imprenditore sa che, quando la logica del risparmio sostituisce quella dell’investimento, sta probabilmente giocando la partita sbagliata. Ma nel caso di un evento, le conseguenze di una scelta al ribasso aumentano in modo esponenziale a causa di quello che potremmo chiamare principio di sovraesposizione dell’errore: se, come ripetiamo spesso, un evento è la traduzione visibile dei geni di un’azienda, un evento “in economia”, o anche semplicemente “fuori fuoco”, trasmetterà automaticamente l’immagine di un business in crisi. Perché in un evento di business tutto è sotto gli occhi di tutti, e tutto parla di voi.

Non esageriamo se vi diciamo che, spesso, siamo costretti a invitare clienti poco propensi a investire di non collaborare con noi: “nessun evento” è, in molti casi, una scelta migliore di un evento sbagliato. Per loro e per noi.

 

2. Scegliere sulla base di rapporti personali.

Anche in questo caso la regola è intuitiva e universale, ma le conseguenze sono imprevedibili. Scegliere di affidare a un amico o a un conoscente l’organizzazione di un evento aziendale ha due rischi, uno più insidioso dell’altro.

2.1 L’evento “non riesce”

Accade perché il vostro partner non ha le competenze sufficienti, o anche perché, contando sul rapporto personale e sull’ignoranza diffusa circa il valore di un buon evento, massimizza i benefici e minimizza i costi, oppure ancora perché, da buon amico, vuole farvi risparmiare (peccato che, per farlo, dovrà a sua volta chiedere favori: per il catering, alle modelle, nella scelta della location).

L’organizzazione di un evento è una macchina complessissima che va ben oltre gli aspetti logistici contingenti: è una scienza, perché si fonda su un rigoroso studio della brand identity dell’azienda, e insieme è un’arte, perché si serve della bellezza per comunicare quell’identity al suo massimo potenziale. Insomma, il business event è un servizio, non un favore. E questa distinzione tutela innanzitutto voi.

2.2. L’evento non aggiunge valore al vostro business

La cena è perfetta, gli invitati si divertono, le modelle sono presenti e misurate, ma ciascuno torna a casa propria con le stesse informazioni con cui è arrivato. E alla fine, anche se l’investimento sembrava perfetto, i risultati non arrivano.

Questo secondo errore è più difficile da riconoscere, eppure le sue conseguenze non sono meno reali. Le cause sono tantissime, ma volendo semplificare possiamo dire che occorre scegliere qualcuno che vi conosca abbastanza per comunicarvi al meglio, ma non troppo, in modo da riuscire ancora a vedervi con occhi nuovi.

Se ci pensate, è la stessa ragione per cui spesso le aziende chiamano un team di professionisti da affiancare al proprio, o per sostituirlo temporaneamente su certi task specifici: lo fanno perché hanno bisogno di qualcuno che guardi lo stesso problema da un altro punto di vista.

Una buona agenzia di eventi non è semplicemente qualcuno che comunica il valore dell’azienda, ma è anche qualcuno che aggiunge valore all’azienda. E questo è possibile farlo soltanto se si è abbastanza vicini da conoscere il dettaglio e abbastanza distanti da avere una visione d’insieme. Proprio come nella bellezza.

 

3. Non fidarsi.

Anche questa dovrebbe essere ovvia a un buon imprenditore, ma è spesso il punto che tradisce tutti, anche quanti sono disposti a investire per assicurarsi il meglio.

Nonostante una solida reputazione costruita in quindici anni di attività, con partner in Italia e soprattutto all’estero, ogni tanto noi di Niki Events dobbiamo ancora “negoziare” con clienti che ci assicurano di sapere con certezza quale sia la ragazza migliore, o addirittura la scarpa o l’abito più efficace per l’evento. E anche quando riusciamo a rendere ragione delle nostre scelte, a dire il vero è una vittoria a metà: tutto quel tempo dedicato alla negoziazione è, di fatto, tempo sottratto alla perfezione dell’evento, che è, in fin dei conti, l’obiettivo condiviso.

In altri termini, scegliere la miglior agenzia di eventi non ha senso se non ti fidi di come lavora. Il contrario – e cioè pretendere di far valere il proprio gusto personale su quei criteri, scientifici ed estetici, che regolano un evento – è poco rispettoso soprattutto del vostro investimento.

 

Insomma, scegliere una buona agenzia eventi non è così difficile.

Se ci pensate, significa seguire gli stessi consigli che dareste ai vostri clienti: punta al guadagno, non al risparmio; cerca collaboratori, non esecutori; e delega, delega, delega…